تقرير دورة العمل في مشروع StudentPay
مقدمة
يعتمد المشروع على دورة عمل مالية وإدارية مترابطة، تبدأ بإعداد البيانات الأساسية للمؤسسة والطالب، ثم تعريف الرسوم والأقساط، ثم إنشاء دفعة معلّقة تحجز جزءًا من الرصيد المستحق، ثم تتفرع حسب القرار إلى تحصيل أو إلغاء أو انتهاء صلاحية، وبعد التحصيل يمكن تسجيل قيود المؤسسة وتشغيل التسوية، كما يمكن لاحقًا استرداد دفعة محصّلة أو تسجيل حركة في محفظة الأسرة بشكل مستقل عن التحصيل نفسه.
لا يدخل إلى هذه الدورة من يشاء دون قيد؛ فكل إجراء إداري يتطلب تسجيل دخول ناجحًا وصلاحية مناسبة لذلك الإجراء. ويُدار الوصول عبر مستخدمين وأدوار وصلاحيات يحددها المشرفون، ولا تُنفَّذ الخطوات المالية الحساسة إلا لمن مُنح الحق المناسب في وقت التنفيذ.
فيما يلي شرح دورة العمل كما هي مطبقة فعليًا في النظام، مرتبة من البداية إلى النهاية.
المرحلة الأولى: الدخول إلى النظام والتحقق من الصلاحية
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم نشط بإدخال بيانات الدخول المعتمدة في النظام.
ما يحدث خلالها: يتحقق النظام من صحة بيانات الدخول ومن أن حساب المستخدم ما زال في حالة تسمح بالعمل. عند النجاح يصدر النظام جلسة عمل مؤمّنة تتضمن هوية المستخدم وما يرتبط به من أدوار وصلاحيات. وأي طلب إداري لاحق يمر أولًا بالتحقق من الجلسة، ثم بالتحقق من أن الصلاحية المطلوبة لهذا الإجراء تحديدًا متوافرة لدى المستخدم.
نتيجتها: إما رفض الدخول أو رفض الإجراء إن لم تتحقق الشروط، أو السماح بالانتقال إلى تنفيذ المهام الإدارية والمالية ضمن حدود الصلاحيات الممنوحة.
الانتقال التالي: بعد الدخول الناجح يمكن البدء بإعداد البيانات الأساسية، أو التعامل مع الرسوم والمدفوعات والتسويات وفق ما تسمح به صلاحيات المستخدم.
ولا يوجد في النظام مسار تسجيل ذاتي عام لأولياء الأمور أو الطلاب كمستخدمين إداريين، ولا يوجد مسار منفصل لإبطال الجلسة من جانب الخادم بعد تسجيل الخروج؛ فالتحكم يعتمد على صلاحية المستخدم وقت كل طلب.
المرحلة الثانية: إعداد المؤسسة والمدرسة والأسرة والطالب
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء أو تحديث سجلات المؤسسة أو المدرسة أو الأسرة أو ولي الأمر أو الطالب.
ما يحدث خلالها:
تُنشأ المؤسسة أولًا أو تُحدَّث حالتها بين نشطة وغير نشطة، مع تحديد نوعها ضمن الأنواع المعتمدة في النظام. وتُنشأ المدرسة وترتبط بالسياق المؤسسي؛ إذ يحرص النظام عند إنشاء المدرسة على توافر مؤسسة مرتبطة بها حتى لا تبقى المدرسة بلا إطار مؤسسي للعمليات المالية اللاحقة.
ثم تُنشأ الأسرة وولي الأمر عند الحاجة، ويمكن ربط العلاقات الأسرية المعتمدة بين الطلاب وأولياء الأمور. وبعد ذلك يُنشأ الطالب ويرتبط بالمدرسة والأسرة، ويُنقل إليه الارتباط المؤسسي من المدرسة حتى يمكن لاحقًا معرفة الجهة المستفيدة من التحصيل في دفتر المؤسسة.
نتيجتها: وجود طالب نشط مرتبط بأسرة ومدرسة ومؤسسة، جاهز لتعيين الرسوم عليه.
الانتقال التالي: تعريف أنواع الرسوم وتعيين رسم للطالب.
بدون اكتمال هذه المرحلة بصورة صحيحة يتعذر لاحقًا إنشاء مدفوعات قابلة للتحصيل وترحيلها إلى دفتر المؤسسة، لأن النظام يشترط عند التحصيل أن تكون بنود الدفعة قابلة لحل الجهة المؤسسية المستفيدة.
المرحلة الثالثة: تعريف الرسوم وتعيينها للطالب
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء نوع رسم، ثم تعيين رسم لطالب.
ما يحدث خلالها:
يُعرَّف أولًا نوع الرسم بمبلغ وعملة وحالة نشطة أو غير نشطة، ويمكن تقييده بمدرسة معينة. ثم يُعيَّن رسم للطالب بناءً على هذا النوع، مع التحقق من توافق نوع الرسم مع مدرسة الطالب عندما يكون النوع مقيدًا بمدرسة. ويُحفظ التعيين بمبلغ وعملة وتاريخ استحقاق وحالة نشطة أو غير نشطة.
نتيجتها: وجود التزام مالي مسجّل على الطالب يمكن البناء عليه في الأقساط أو في المدفوعات مباشرة.
الانتقال التالي: إما جدولة أقساط على هذا الرسم، أو إنشاء دفعة تحجز من رصيده مباشرة.
الرسم غير النشط أو نوع الرسم غير المتوافق لا يصلح أساسًا سليمًا للاستمرار في الدورة المالية اللاحقة وفق قواعد التحقق المطبقة.
المرحلة الرابعة: جدولة الأقساط على رسم الطالب
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء أقساط مرتبطة برسم طالب قائم.
ما يحدث خلالها: تُسجَّل أقساط متتابعة لكل رسم، لكل قسط رقم ترتيب ومبلغ وتاريخ استحقاق وحالة نشطة أو غير نشطة. ولا يُعامل القسط كحالة «مدفوع» أو «متأخر» كحالة مستقلة مخزّنة؛ بل يُحسب ما دُفع وما حُجز وما بقي متاحًا من خلال ما يرتبط به من بنود مدفوعات حسب حالتها.
عند عرض القسط يُشتق الرصيد المدفوع من البنود المرتبطة بمدفوعات محصّلة، والرصيد المحجوز من البنود المرتبطة بمدفوعات معلّقة، والمتاح مما تبقى بعد ذلك. والقسط غير النشط يخرج من مسار التوزيع التلقائي عند إنشاء دفعات عامة على الرسم.
نتيجتها: جدول أقساط يمكن الحجز والتحصيل عليه دون تجاوز المتبقي المتاح.
الانتقال التالي: إنشاء دفعة معلّقة تحجز من هذه الأرصدة.
المرحلة الخامسة: إنشاء الدفعة المعلّقة وحجز الرصيد
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء دفعة جديدة للأسرة، مع تحديد المبلغ والعملة والمرجع وبنود التخصيص على الرسوم أو الأقساط.
ما يحدث خلالها:
تُسجَّل الدفعة الجديدة دائمًا في حالة معلّقة، ولا يُقبل من منشئ الدفعة فرض حالة تحصيل نهائية عند الإنشاء. يتحقق النظام من ارتباط الأسرة وولي الأمر والطالب حسب ما أُدخل، ثم يعالج بنود التخصيص: فإذا وُجّه المبلغ إلى رسم عليه أقساط نشطة دون تحديد قسط بعينه، يوزَّع المبلغ تلقائيًا على الأقساط الأقدم استحقاقًا فالأحدث بما يكفي لتغطية المبلغ ضمن المتاح. أما البنود الموجّهة إلى قسط محدد فتُحسب مباشرة على ذلك القسط.
قبل الحفظ يُعاد فحص أن المبالغ لا تتجاوز المتبقي المتاح على كل هدف، مع حماية تمنع تجاوز الحجز عند تزامن عمليات متنافسة على الرصيد نفسه. ثم تُحفظ الدفعة وبنودها، وتُثبَّت مع البنود صورة للطالب والمؤسسة عند توافرها لدعم المراحل اللاحقة.
وتُحدَّد لتاريخ انتهاء صلاحية الحجز قيمة من جانب النظام حسب مدة التشغيل المعتمدة، ولا يُعتمد على تاريخ انتهاء يرسله منشئ الدفعة ليحل محل هذا التحديد. وإذا اختيرت محاولة عبر مزود دفع عند الإنشاء، تُسجَّل محاولة مرتبطة بالدفعة دون أن يعني ذلك اكتمال التحصيل.
نتيجتها: دفعة في حالة معلّقة، وقد حجزت من الرصيد المتاح ما يخص بنودها، دون قيد في دفتر المؤسسة ودون حركة تلقائية في المحفظة.
الانتقال التالي: أحد المسارات التالية حسب القرار أو الزمن: تأكيد التحصيل يدويًا، أو محاولة التحصيل عبر إشعار مزود موثوق إن اكتمل التحقق، أو إلغاء الحجز، أو انتهاء صلاحية الحجز.
المرحلة السادسة: تأكيد التحصيل بإقرار الموظف
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بتسجيل تحصيل دفعة كانت معلّقة، بعد ثبوت استلام المبلغ خارج مسار مزود موثوق أو وفق إجراء التحصيل اليدوي المعتمد.
ما يحدث خلالها: يُقبل الإجراء فقط إذا كانت الدفعة ما زالت معلّقة. يعيد النظام فحص كفاية الرصيد وقابلية بنود الدفعة لتحديد المؤسسة المستفيدة. عند النجاح تتحول الدفعة إلى محصّلة، ويُسجَّل مصدر التحصيل على أنه إقرار موظف، وتُرحَّل قيود دائنة في دفتر المؤسسة عن بنود التحصيل بحالة مرحّلة.
إذا كانت الدفعة محصّلة مسبقًا يُعامل الطلب بما يمنع تكرار أثر التحصيل بصورة مضاعفة. وإذا لم تكن معلّقة ولا محصّلة بالفعل يُرفض التحويل.
نتيجتها: دفعة محصّلة، وقيود مؤسسية دائنة مرتبطة بها، دون إنشاء حركة محفظة تلقائية من هذا الإجراء.
الانتقال التالي: يمكن لاحقًا تشغيل التسوية على القيود غير المسوّاة، أو تسجيل حركة محفظة يدوية مرتبطة بالدفعة المحصّلة إن رُغب بذلك، أو طلب استرداد كامل وفق صلاحية الاسترداد.
المرحلة السابعة: مسار التحصيل عبر إشعار مزود الدفع
ما الذي يبدأها: وصول إشعار من جهة مزود الدفع إلى المسار المخصص لذلك، دون الاعتماد على جلسة مستخدم إداري.
ما يحدث خلالها: يحاول النظام التحقق من صحة الإشعار عبر المزوّد المعرّف لهذا المسار. إن فشل التحقق لا يُغيَّر وضع الدفعة ماليًا. وإن نجح التحقق تُطابق بيانات الإشعار مع مرجع الدفعة ومبلغها وعملتها، ثم تُحوَّل الدفعة من معلّقة إلى محصّلة بمصدر تحصيل موثّق من المزود، مع ترحيل دفتر المؤسسة بنفس منطق التحصيل الناجح.
نتيجتها عند اكتمال التحقق والمطابقة: دفعة محصّلة وقيود مؤسسية كما في التحصيل اليدوي من حيث الأثر الدفتري.
واقع التشغيل الافتراضي في النظام الحالي: المزوّد المفعّل افتراضيًا لا يُصدر تأكيد تحصيل ناجحًا عبر هذا المسار، ولذلك لا تكتمل دورة التحصيل من الإشعار الخارجي في الوضع الافتراضي، ويبقى التحصيل الفعلي المعتمد عبر إقرار الموظف ما لم يُفعَّل مزود يُتمم التحقق بنجاح.
الانتقال التالي عند النجاح: كما بعد التحصيل اليدوي؛ التسوية أو الاسترداد أو قيد المحفظة الاختياري.
المرحلة الثامنة: إلغاء الدفعة المعلّقة
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإلغاء دفعة ما زالت معلّقة.
ما يحدث خلالها: إذا كانت الدفعة ملغاة أو منتهية الصلاحية مسبقًا لا يُعاد تنفيذ أثر جديد. وإذا لم تكن معلّقة يُرفض الإلغاء. وإذا كانت معلّقة تتحول إلى ملغاة، ويتحرر الحجز المرتبط بها من حساب المتبقي المتاح، دون قيد في دفتر المؤسسة ودون حركة محفظة.
نتيجتها: انتهاء مسار هذه الدفعة دون تحصيل.
الانتقال التالي: يمكن إنشاء دفعة جديدة لاحقًا على الرصيد الذي أصبح متاحًا من جديد.
المرحلة التاسعة: انتهاء صلاحية الحجز المعلّق
ما الذي يبدأها: تشغيل إجراء إسقاط الحجوزات المستحقة للانتهاء وفق وقت النظام، عندما يحين أجل الدفعة المعلّقة التي لها تاريخ انتهاء محدد.
ما يحدث خلالها: تُختار الدفعات المعلّقة التي حان وقت انتهائها ولها تاريخ انتهاء مسجّل، وتُحوَّل إلى منتهية الصلاحية دون ترحيل دفتري ودون حركة محفظة. أما الدفعات المعلّقة التي لا يحمل سجلها تاريخ انتهاء فلا تُسقط بهذا الإجراء تلقائيًا.
نتيجتها: سقوط الحجز وإتاحة الرصيد من جديد للعمليات اللاحقة، دون اعتبار المبلغ محصّلًا.
الانتقال التالي: إنشاء دفعات جديدة على الرصيد المتاح، إن لزم.
المرحلة العاشرة: أثر التحصيل على دفتر المؤسسة
ما الذي يبدأها: اكتمال تحويل الدفعة إلى محصّلة بنجاح عبر أحد مساري التحصيل المعتمدين.
ما يحدث خلالها: تُنشأ قيود دائنة مرحّلة في دفتر المؤسسة عن بنود التحصيل، مرتبطة بالدفعة وقابلة لاحقًا للتضمين في التسوية ما دامت غير مربوطة ببند تسوية بعد. وتظل هذه القيود مستقلة عن محفظة الأسرة؛ فتحصيل الدفعة لا يكتب رصيدًا في المحفظة من تلقاء نفسه.
نتيجتها: رصيد دفتري مؤسسي جاهز للمتابعة والتسوية.
الانتقال التالي: تجهيز الحساب البنكي المؤهل ثم تشغيل دفعات التسوية، أو الاسترداد إن تقرر إعادة المبلغ.
المرحلة الحادية عشرة: محفظة الأسرة وحركاتها (مسار موازٍ مستقل)
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء محفظة لأسرة بعملة محددة، ثم إضافة حركة عليها عند الحاجة.
ما يحدث خلالها: تُنشأ المحفظة للأسرة والعملة دون تكرار لنفس الزوج. ثم تُلحق حركات من أنواع معتمدة تشمل إضافة أو خصمًا أو ربطًا بسياق دفع أو استرداد أو تسوية قيد. يُحسب الرصيد بمجموع الحركات، ويسمح النظام بأن يكون الناتج سالبًا. ويمكن ربط الحركة اختياريًا بدفعة، بشرط أن تكون الدفعة محصّلة ومن نفس الأسرة والعملة. كما يمكن استخدام مرجع غير فارغ لمنع تكرار نفس الحركة على المحفظة نفسها.
نتيجتها: سجل محفظة مستقل يمكن متابعته لأغراض الأسرة، دون أن يحل محل دفتر المؤسسة أو أن يُنشأ تلقائيًا عند التحصيل أو الاسترداد.
الانتقال التالي: ليس شرطًا لإتمام التحصيل أو التسوية؛ يظل مسارًا يمكن استخدامه عند الحاجة الإدارية لذلك.
المرحلة الثانية عشرة: تجهيز الحساب البنكي للمؤسسة
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بتسجيل حساب بنكي للمؤسسة، ثم تنفيذ إجراء التحقق من الحساب.
ما يحدث خلالها: يُحفظ الحساب مع إخفاء عرض الرقم الكامل، ويبدأ بحالة تحقق معلّقة، ويمكن اعتباره الحساب الأساسي لعملته عند كونه الأول من نوعه. ثم يمر التحقق عبر حالات معتمدة تشمل الإرسال والقبول أو الرفض أو التعليق، مع تسجيل سجل التحقق.
نتيجتها: حساب مؤهل للتسوية عندما يكون نشطًا ومتحققًا وأساسيًا لعملته.
الانتقال التالي: إدراج أرصدة الدفتر غير المسوّاة في دفعة تسوية عند تشغيلها.
بدون حساب يستوفي هذه الشروط تتخطى التسوية تلك المؤسسة والعملة ولا تُنشئ لهما بند تسوية في تلك الجولة.
المرحلة الثالثة عشرة: تشغيل التسوية مع المؤسسات
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بتشغيل إنشاء دفعات التسوية لتاريخ محدد.
ما يحدث خلالها: يجمع النظام قيود الدفتر المرحّلة غير المرتبطة بعد ببند تسوية، من أنواع التحصيل والاسترداد، ويحسب الصافي لكل مؤسسة وعملة. إذا كان الصافي أقل من الحد الأدنى المعتمد أو لم يتوافر حساب بنكي مؤهل، تُتخطى تلك المجموعة. وإلا تُنشأ دفعة تسوية وبنودها، وتُختم قيود الدفتر بارتباطها ببند التسوية، ثم تُحوَّل الدفعة إلى قيد المعالجة عبر مزود التسوية المحلي المعتمد في النظام، والذي يصدر مرجعًا محليًا دون تنفيذ تحويل بنكي حقيقي خارجي.
بعد ذلك يمكن استقبال نتيجة لاحقة عبر مسار التحقق المعتمد لتحديث الحالة إلى مكتملة أو فاشلة ضمن الحالات المسموح بها. عند الفشل تُحرَّر قيود الدفتر من ختم التسوية لتعود قابلة لإعادة التضمين لاحقًا. وعند الاكتمال تثبت النتيجة النهائية وفق قواعد عدم الرجوع المعتمدة بعد الفشل المسجّل.
نتيجتها: إما تخطي مجموعة غير مؤهلة، أو دفعة تسوية قيد المعالجة ثم اكتمال أو فشل حسب النتيجة المستلمة.
الانتقال التالي: متابعة الأرصدة المتبقية غير المسوّاة في جولات لاحقة، أو معالجة حالات الفشل بإعادة التشغيل بعد التحرير.
المرحلة الرابعة عشرة: استرداد الدفعة المحصّلة
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بطلب استرداد لدفعة في حالة محصّلة.
ما يحدث خلالها: يُرفض الطلب إن لم تكن الدفعة محصّلة. وعند القبول تتحول إلى مستردة، وتُنشأ في دفتر المؤسسة قيود مدينة مقابلة لقيود التحصيل السابقة عن البنود المعنية، بما يحفظ توازن الأثر الدفتري. ولا يعيد الاسترداد فتح حجز معلّق جديد تلقائيًا، ولا ينشئ حركة محفظة تلقائية، ولا ينفّذ إرجاعًا بنكيًا خارجيًا من داخل هذا الإجراء.
نتيجتها: دفعة مستردة، وأثر دفتري عكسي على المؤسسة جاهز لأن يدخل في حسابات التسوية اللاحقة ضمن أنواع القيود المعتمدة.
الانتقال التالي: ظهور أثر الاسترداد في صافي ما قد يُسوّى لاحقًا، مع بقاء المحفظة على حالها ما لم تُسجَّل حركة يدوية منفصلة.
ولا يوجد في الدورة استرداد جزئي كمسار مكتمل مستقل؛ المسار المطبّق هو استرداد الدفعة المحصّلة بالكامل وفق القواعد أعلاه.
المرحلة الخامسة عشرة: رابط الدفع العام (مسار محدود مساند)
ما الذي يبدأها: قيام مستخدم مخوّل بإنشاء رابط دفع بمبلغ وسياق أسرة أو طالب عند الحاجة، أو قيام طرف عام بطلب عرض الرابط عبر رمزه.
ما يحدث خلالها: يُنشأ الرابط بحالة نشطة ضمن حدوده الزمنية والمبلغية. ويمكن للعرض العام أن يبيّن ما إذا كان الرابط ما زال قابلًا للاستخدام. ولا يُنشئ عرض الرابط وحده دفعة معلّقة أو تحصيلًا أو قيدًا دفتريًا أو حركة محفظة.
نتيجتها: وسيلة عرض ومرجع للاستخدام المحتمل، دون أن تكون بذاتها دورة تحصيل كاملة من الرابط إلى الدفعة المحصّلة داخل النظام الحالي.
الانتقال التالي: تظل دورة التحصيل الفعلية مرتبطة بإنشاء الدفعة ومساري التحصيل الموصوفين سابقًا، وليس بإكمال دفع آلي من الرابط وحده.
تسلسل الدورة من البداية إلى النهاية
تسير الدورة المتكاملة، عندما تُستكمل أطرافها، على النحو التالي:
يبدأ الأمر بدخول مستخدم مخوّل، ثم إعداد المؤسسة والمدرسة والأسرة والطالب، ثم تعريف نوع الرسم وتعيينه للطالب، ثم جدولة الأقساط إن لزم. بعد ذلك تُنشأ دفعة معلّقة فتحجز من الرصيد المتاح. ومن نقطة الحجز تتفرع الدورة: إما إلى تحصيل بإقرار موظف فيتحول المبلغ إلى محصّل ويُرحَّل دفتر المؤسسة، أو إلى إلغاء فيسقط الحجز، أو إلى انتهاء صلاحية فيسقط الحجز كذلك، أو إلى مسار إشعار مزود لا يكتمل في الوضع الافتراضي ما لم يتحقق الإشعار بنجاح. وبعد التحصيل يمكن تشغيل التسوية على القيود المؤهلة بعد تجهيز الحساب البنكي المتحقق، كما يمكن استرداد الدفعة المحصّلة بأثر دفتري عكسي. وتظل محفظة الأسرة وحركاتُها مسارًا موازيًا يمكن ربطه اختياريًا بدفعة محصّلة دون أن يكون جزءًا تلقائيًا من التحصيل أو الاسترداد. أما رابط الدفع العام فيبقى مسارًا محدودًا للعرض دون إكمال دورة التحصيل بمفرده.
وبذلك تكتمل صورة دورة العمل المالية والإدارية كما هي في النظام: من إعداد الالتزام على الطالب، إلى حجز المبلغ، إلى حسم مصير الحجز، إلى أثر التحصيل على المؤسسة، إلى التسوية أو الاسترداد، مع فصل واضح بين دفتر المؤسسة ومحفظة الأسرة وبين ما هو محصّل فعلًا وما هو مجرد حجز معلّق.